Article/Dépêche - Ludendo réorganise son informatique pour accompagner sa croissance

Ludendo est la maison mère de plusieurs chaînes de magasins de jouets dans plusieurs pays d'Europe : La Grande Récré, Jouetland, Starjouet, Franz Carl Weber, Diver Drak... Le groupe gère 170 magasins en France. Son chiffre d'affaires de 2009 s'est élevé à 310 millions d'euros. Créée il y a 30 ans, la société s'est beaucoup développée et a fait progressivement évoluer ses outils informatiques. Le progiciel utilisé à l'origine n'était plus maintenu, ce qui faisait courir un grand danger à la pérennité de l'application, cruciale pour la société. Un audit conduit en 2005 a recommandé de remplacer ce produit vertical par un véritable ERP et d'engager une refonte totale du système informatique de la société.Changement d'échelle pour l'informatique d'une entreprise en croissanceUn schéma directeur a été établi, puis la recherche d'une solution du marché a été lancée . Elle a abouti à une "short list" de deux produits : Microsoft NAV et Generix Collaborative Entreprise (GCE). Les raisons qui ont conduit au choix de Generix sont de deux ordres. Tout d'abord, le comité de décision de Ludendo a considéré qu'avec un éditeur français, les adaptations nécessaires seraient plus faciles à réaliser. Mais de nombreuses raisons techniques ont également conduit à ce choix : l'outil Generix est très facile à adapter grâce au "framework" qui offre de nombreuses possibilités et aux feuilles de style qui permettent de publier très facilement. La souplesse du paramétrage des flux et la puissance du format d'intégration ont beaucoup pesé. La solution est très complète et peut inclure une solution de caisse. Enfin, Generix a de nombreuses références.À la recherche de la bonne organisation du projetSigné en mars 2007, le projet s'est mis en place avec un cabinet de conseil pour l'assistance à la maîtrise d'ouvrage et Generix en responsable direct de l'intégration. Mais du côté de Ludendo, les utilisateurs n'ont pas eu le temps de s'investir suffisamment dans la refonte. Il manquait peut-être une culture de projet dans l'entreprise, qui s'était montée à la force du poignet, tirée par les aspects commerciaux. À la mi-2008, seule la gestion des stocks d'un seul magasin était opérationnelle. La direction de l'entreprise s'est alors inquiétée des investissements déjà consentis.

À cette époque, Olivier Clos a été nommé DSI de Ludendo pour accélérer le déploiement de la solution, l'objectif de démarrage étant fixé à juin 2009. "Tout me paraissait démesuré. Il fallait provoquer une rupture. J'ai tout changé", affirme-t-il. Il a procédé à une réorganisation complète du projet en se séparant de tous les consultants externes, et en réduisant le nombre de consultants de Generix. Pour favoriser l'appropriation du projet par les équipes internes, il a nommé le directeur des études interne comme chef direct du projet et a embauché une autre personne en interne.

Olivier Clos, DSI De Ludendo"La connaissance du métier de l'entreprise ne peut pas être déléguée", constate Olivier Clos : "je ne comprends pas comment une personne extérieure à l'entreprise peut représenter son métier. Les relations entre maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'œuvre sont essentielles."

Puis il a fixé des objectifs précis à court terme, qui ont été tenus. C'est ainsi que la centrale d'achats LGRI a basculé sur la solution Generix en novembre 2008, et que la gestion des stocks des 10 magasins belges est passée à GCE en janvier 2009. En juin 2009, tous les magasins français avaient basculé sur GCE pour le référencement, la facturation, la gestion des entrepôts, et l'ancien système a pu être débranché.

L'étape suivante était la refonte du système d'encaissement et du back-office des magasins. Ce projet s'est étalé sur toute l'année 2010 : il consistait à remplacer une solution existante par la solution Agil de Generix. 10 magasins pilotes ont été équipés entre juillet et décembre 2010. Le déploiement effectif des 500 caisses de tous les magasins français va se faire jusqu'à juin 2011.

Entre temps, Ludendo a changé d'intégrateur. "Nous nous appuyons maintenant sur la société lyonnaise Ara, intégrateur agréé de Generix,", explique Olivier Clos. "Elle nous a énormément aidés, en particulier grâce à sa bonne compréhension de nos besoins et à sa réactivité."Dialogue, compréhension réciproque et accompagnement au cœur du projet

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Un aspect fondamental de la réussite des projets est la qualité de la communication entre les différents services de l'entreprise, y compris le service informatique. Les différents protagonistes de l'entreprise doivent nouer des liens forts. D'un côté, les informaticiens doivent se mettre à la portée des divers services, de l'autre, les services fonctionnels doivent donner toutes les informations utiles au service informatique. Cette règle se vérifie jusqu'au plus haut niveau : "le Comité de Direction de Ludendo se compose de personnes très solidaires entre elles, représentant tous les services. Elles s'efforcent de régler tous les problèmes en commun", constate Olivier Clos.

Pour lui, l'une des raisons du démarrage laborieux du projet provient de la volonté de modéliser l'ensemble du périmètre avant de commencer la moindre réalisation. "Quand je suis arrivé, j'ai découpé le projet en sous-projets", explique-t-il. "Trois d'entre eux sont apparus comme incontournables : c'est par eux que nous avons commencé." Cette méthode a permis de lancer le processus avec des tâches bien maîtrisées et ainsi de donner confiance et envie de continuer. Les gens ont été accompagnés pour se projeter dans l'avenir et les aider à sortir du quotidien.

"Mais il faut garder un œil sur les bonnes pratiques", prévient-il. "Il ne faut pas partir sans réfléchir sur des réalisations rapides, sans aucun contrôle. On risque ensuite de le payer cher par la suite en maintenance."Un projet qui se poursuit par des optimisations et une couverture européenneDébut 2011, le projet est entré dans une phase d'optimisation. L'objectif est d'optimiser les divers flux et de gérer la productivité, en particulier celle du traitement de masse. Il faut aussi améliorer les mécanismes de reproduction des incidents pour faciliter le débogage. Des chantiers sont à mener dans les parties amont, pour les imports et les achats. Il y a également beaucoup de choses à faire dans la logistique. La partie décisionnelle fera aussi l'objet d'une remise à niveau : le volet décisionnel de Ludendo est basé sur les solutions Cognos, qui seront conservées. Mais il faut reconstruire l'alimentation car les besoins de reporting ont changé. Et il y a des manques dans des domaines périphériques comme la gestion des adhérents ou la confiserie.

Intérieur d'un magasin La Grande RécréLudendo possède des filiales en Suisse (Franz Carl Weber) et en Espagne, provenant de rachats. Mais il ne serait pas forcément rentable ou réaliste d'adapter GCE pour ces entités dans l’état actuel des choses. Une solution verticale locale est en cours d’installation en Espagne. La solution développée en interne dans la filiale suisse sera conservée et adaptée dans un premier temps. "Nous faisons des choix pragmatiques : il n'est pas question de se lancer dans des tâches non rentables car trop spécifiques à un pays", remarque Olivier Clos.

La solution Generix est installée aujourd'hui sur des serveurs xSeries d'IBM sous Linux et les données sont gérées sous Oracle 10g dans des baies de stockage IBM FibreChannel.

"Ludendo économise environ 900 000 € par an par rapport à 2008, principalement en ayant réduit les prestations", conclut Olivier Clos.René Beretz

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