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Faire travailler ensemble des « sans bureau fixe »
21/05/2015 • Partage des data, téléprésence, cybersécurité… Les outils collaboratifs permettent de fédérer des équipes nomades et dispersées. 
Internationalisation des équipes, mutualisation des postes de travail, utilisation d'outils nomades… Les organisations doivent composer avec des « sans bureau fixe » de plus en plus nombreux. Ce qui présente des avantages : économie de loyer, responsabilisation et autonomie des collaborateurs… Mais soulève de nouvelles problématiques : sécurisation des données, maintien du lien social…

Comment s'opère cette mutation en matière d'usages, de management et d'organisation du travail ? « Les entreprises ne se contentent plus de mettre à disposition des outils de productivité : PC, connexion à l'ERP, logiciels… Elles proposent un "digital workplace", un environnement de travail global, collaboratif et personnalisé », observe Philippe Grange, directeur des conférences chez Infopromotions, société organisatrice des Salons Intranet & Collaboratif, et Solutions Demat.

Grande tendance de ces « digital workplaces », l'explosion du recours aux réseaux sociaux d'entreprise (RSE) et aux dispositifs collaboratifs, de type agendas (Google Agenda, application calendrier sur Outlook et Yahoo! Mail…), outils de partage en ligne (Google Drive et Docs, SkyDrive, Microsoft Office 365…), réunions virtuelles (Skype, WebEx, Viber, etc.)… Autant de solutions qui permettent de ne plus être attaché à un lieu physique.

« Et qui, côté collaborateurs, répondent aux impératifs, aux opportunités, aux choix ou aux déplacements de chacun. Et ce, en mode "multi-device", sur tous les terminaux : tablettes, PC portables, smartphones… », précise Philippe Grange. La virtualisation de l'espace de travail et son enrichissement fonctionnel ont de multiples vertus (mobilité, adaptativité, collaboratif, temps réel…), mais supposent de nouveaux points de vigilance.

« Les nouvelles technologies de l'information et de la communication [NTIC] évoluent très vite, ce qui apporte nombre de facilités, mais ouvre, en contrepartie, des boulevards d'insécurité », fait remarquer Gérard Peliks, expert en sécurité de l'information, président de l'atelier sécurité de l'association Forum Atena, enseignant en mastères, notamment celui en management et sécurité des projets et des données numériques de l'Institut Léonard de Vinci.

Principal maillon faible d'une chaîne de sécurité, cela quels que soient les outils et les codes de bonnes pratiques : l'interface entre la chaise et le clavier, autrement dit l'utilisateur. « Le collaborateur nomade doit pouvoir accéder aux ressources internes de l'organisation, sans compromettre l'intégrité et la confidentialité de son information. C'est donc lui la principale source de risques », observe Gérard Peliks.
Maintenir le contact

Autre défi : le management à distance. « Pour que ça marche, il faut amener toutes les populations de l'entreprise à s'approprier ces dispositifs. Et il faut accepter que ce qui relève de la sphère personnelle et des loisirs puisse s'inviter dans l'entreprise. Ce qui est plutôt logique à l'heure où l'entreprise s'immisce dans le privé… », observent Isabelle Rey-Millet et Frédéric Rey-Millet (2), d'EthiKonsulting, cabinet de conseil en innovation managériale. Autre impératif : maintenir, malgré tout, des échanges « in real life »…

« Les moments consacrés au contact humain doivent à tout prix être préservés, insiste Philippe Grange. Mais, paradoxalement, la dématérialisation est un vecteur de lien ». Les RSE permettent à chacun, à tout moment, de s'exprimer et d'être visible ; les moyens de communication unifiés permettent une présence active - même si elle est virtuelle - et un management de chaque collaborateur, où qu'il se trouve.
Julie Le Bolzer, Les Echos

(1) Solutions Demat est organisé dans le cadre des Salons Solutions (www.salons-solutions.com).(2) Isabelle Rey-Millet et Frédéric Rey-Millet sont les auteurs de « Management Game. Les nouvelles règles du jeu pour redonner le sourire aux managers » (avril 2015, éditions Alisio).

En savoir plus sur http://www.lesechos.fr/journal20150520/lec2_supplement/02167332548-faire-travailler-ensemble-des-sans-bureau-fixe-1120951.php?paU08eflPWx6R1vy.99
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