Article/Dépêche - ETUDE – La facturation électronique s’installe

Les factures papiers seraient-elles en voie d’extinction ? Si rien n’est moins sûr, la nouvelle étude de Markess sur le sujet, présentée lors des derniers salons Solutions, devant une salle comble, révèle que l’e-facturation progresse à grands pas. Pour 71 % des 155 décideurs d’entreprises et administrations basées en France interviewés entre juillet et septembre 2014, le traitement au format numérique de tout ou partie de leurs factures clients et/ou fournisseurs serait en effet déjà une réalité ou en cours de mise en place. En 2009, année de la dernière mouture de la même étude, le taux n’était que de 60 %.

Mieux, quatre répondants sur dix indiquent que leur organisation a déjà choisi la méthode la plus aboutie, l’e-facturation au sens strict et fiscal du terme, qui reconnaît la facture au format électronique comme originale et autorise à se passer de l’émission, de l’échange et de la conservation de l’exemplaire papier. Au passage, Markess en profite pour rappeler qu’il existe trois modes d’échange d’e-factures reconnus par l’administration : l’échange de fichiers non structurés avec recours à une signature électronique reposant sur un certificat qualifié (voie 2), l’échange de messages structurés selon un format convenu entre les parties (voie 3), l’échange avec mise en place de contrôles documentés permettant d’établir une « piste d’audit fiable » (voie 1) pour garantir le lien entre la facture reçue, l’opération commerciale réalisée et le règlement.

Markess, e-facturation, Differents modes, 2 - 10-2014Si les deux premiers restent les plus répandus à ce jour (voir schéma ci-contre, cliquer pour agrandir), Hélène Mouiche, l’analyste en charge de l’étude chez Markess, note « un réel intérêt pour le 3ème mode de facturation électronique proposé par la réglementation du 1er janvier 2013″. D’ailleurs, la moitié des organisations reconnaissent que cette législation a un réel impact. Elle présente selon eux tant une opportunité pour passer à la facturation électronique que la possibilité de diversifier leurs pratiques et de proposer une nouvelle alternative à des partenaires commerciaux encore réticents à franchir le pas.

La réduction des coûts reste le premier déclencheur des projets, cité par plus de sept décideurs interrogés sur dix (71 %), devant l’automatisation des traitements comptables (58%). Dans le détail, les besoins sont de natures très diverses, notamment autour des Markess, e-facturation, Besoins, 3 - 10-2014factures fournisseurs : de la simple numérisation aux opérations plus complexes telles que la validation, la réconciliation, la résolution des écarts, etc. (voir schéma ci-contre). Malgré ces attentes, de nombreux points de résistance freinent encore les initiatives. Ils tiennent d’abord à l’existence d’une « culture papier » forte (56 % de citations), puis aux impacts organisationnels internes (36 %), à la difficulté à faire adhérer les partenaires (34 %) et à la complexité à comprendre ou appliquer la réglementation (32 %).

Le coût du projet et les problèmes d’interopérabilité des solutions ne sont cités que par 31 % des répondants. A noter que ces deux aspects sont plutôt gérés respectivement par la directions générale, qui intervient à 72 % dans la décision d’investissement et à 32 % dans le financement, et la direction informatique. Les directions métiers, en l’occurrence les achats et la finance, sont plutôt mises à contribution lors des phases de définition des besoins (43 %) et de conduite du projet (20 %).

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