Article/Dépêche - Archivage, les incidences heureuses

Aujourd’hui, la dématérialisation permet aux entreprises de faciliter la circulation des hommes, des produits et des services. Mais avec la production massive de documents numériques dans tous les services de l’entreprise et depuis tout type de source (traitement de texte, e-mail, ERP, etc.), la question de l’archivage devient tout aussi essentielle que celle de la seule transformation du papier en numérique. En particulier, si la signature électronique ou la gestion dématérialisée des factures permettent d’améliorer la productivité de l’entreprise, ces solutions engagent l’entreprise sur la question de l’intégrité des documents archivés, donc de la qualité de l’archivage. Heureusement, une dématérialisation bien réfléchie, sur le plan logiciel et organisationnel, ainsi qu’une externalisation partielle ou totale de l’archivage, permettent de transformer le problème en solution.

Par Céline Cadiou

Signature électronique
L’archivage externalisé, sécurité et rationalité

La signature électronique ne date pas d’hier. Cette technologie est reconnue officiellement dans tous les pays d’Europe depuis 1999. Pourtant, elle reste encore principalement utilisée par les grands groupes, notamment dans le secteur bancaire, en raison de son coût et de sa mise en place difficile pour les PME. Mais, en quoi consiste exactement cette technologie ? Elle permet de signer un contrat entre deux parties, à distance, tout en garantissant l’authenticité des signataires, ainsi que la date et l’heure précise de signature. Ainsi, le document ne peut plus être modifié. Contrairement à une signature écrite, celle-ci n’est pas visuelle, mais correspond à une suite de nombres, tout en ayant la même valeur légale que la signature papier. “Aujourd’hui, toutes les banques et assurances utilisent cette solution. Certaines proposent même de signer des contrats d’assurance à leurs clients via une signature électronique et une tablette numérique. Il est même possible de faire signer quelqu’un d’absent, via son ordinateur”, commente Pascal Colin, directeur général d’OpenTrust, qui intervient sur l’ensemble du processus de dématérialisation avec des services portant sur les critères fondamentaux de la chaîne de confiance, à savoir : identifier, signer, dater, échanger, et archiver.

Un vrai besoin pour l’entreprise ?
Si pour l’heure, la signature électronique est encore l’apanage des milieux bancaires, pour Pascal Colin, la situation est amenée à évoluer très rapidement. La raison ? Les entreprises sont aujourd’hui dépendantes des outils numériques pour être réactives et compétitives. Or, cette technologie simplifie le processus de mise en relation client en permettant la signature d’un contrat à distance, avec autant d’originaux que désiré. “Dans les 2 à 3 ans à venir, de nombreuses entreprises vont se convertir, prédit Pascal Colin. Je pense à la grande distribution, mais également aux TPE et PME qui ont un nombre de contrats importants. Sous réserve d’importants volumes, cette technologie est aussi abordable que le timbre-poste.”

Un coût qui peut tomber en dessous d’un euro par signature, si le volume des contrats annuels signé est supérieur à une centaine. Mais malgré ces atouts, l’avocate Polyanna Bigle, spécialisée dans la sécurité des systèmes d’information au sein du cabinet Bensoussan, tient à en relativiser l’usage. “La qualification juridique du risque est toujours nécessaire pour analyser si une entreprise a besoin d’outils comme la signature électronique. Certaines données ont de vraies sensibilités juridiques, c’est le cas du contrat de travail et de ses avenants, mais 99 % de l’activité d’une entreprise n’est pas soumise à de telles règles !”

Le bon archivage pour la bonne intégrité
Toutefois, si l’entreprise a décidé d’utiliser cette technologie, alors elle devra y associer un service d’archivage de qualité, pour que le document, en cas de litige, puisse être exploitable. “Dans les cas où l’entreprise a investi financièrement et technologiquement dans des signatures électroniques, elles préféreront faire appel à des prestataires extérieurs”, explique Polyanna Bigle. Prenons le cas d’un service de ressources humaines qui utilise la signature électronique pour gérer ses contrats de travail, puis qui les intègre dans un coffre-fort électronique, géré par un tiers. “Ce coffre-fort a une existence physique, celui d’un serveur informatique, qui est soumis aux mêmes risques (intempéries, coupures d’électricité) qu’un ordinateur”, explique Pascal Colin. Dès lors, on conseillera aux entreprises de faire preuve de vigilance dans le choix du prestataire. “Pour éviter de tels risques, l’entreprise peut choisir un archiveur certifié par l’AFNOR et la norme NF 42013, qui garantit les normes de qualité de l’archivage numérique, aussi bien dans son intégrité que dans sa durée”, ajoute Polyanna Bigle.

La sécurité du coffre-fort
Face à la recrudescence des vols de données (on a pu le constater chez les opérateurs téléphoniques), on peut logiquement se demander de quelle manière les archiveurs assurent la sécurité de leurs serveurs. De ce côté, Pascal Colin se veut rassurant, du moins pour son cœur de métier. “Aujourd’hui, il est bien plus facile pour un hacker de pirater un code de carte bancaire, que de pénétrer dans les coffres-forts électroniques de nos clients. Nos logiciels sont autrement plus sécurisés que ceux de sites Internet.” En revanche, il reste un point sensible : la question de la localisation des serveurs. En effet, il faut savoir que les codes de la propriété intellectuelle ne sont pas garantis de la même manière partout dans le monde. Aux États-Unis par exemple, la NSA peut en toute légalité pénétrer dans les serveurs stockant les données d’entreprises étrangères. D’où la nécessité pour ces dernières de bien vérifier le lieu géographique de stockage de leurs données.

““Il n’existe qu’un seul cas de tentative de vol de données à l’encontre d’une société d’archivage : il s’agissait d’une attaque réalisée par un État en direction d’une grande firme américaine””

Face à ce risque, les documents sensibles contenant une signature électronique possèdent-ils un niveau de sécurité supplémentaire ? Pour tous les tiers de confiance, la réponse est positive. En effet, cette technologie utilise une cryptologie asymétrique qui permet de garantir l’unicité du document. “Il n’existe qu’un seul cas de tentative de vol de données à l’encontre d’une société d’archivage : il s’agissait d’une attaque réalisée par un État en direction d’une grande firme américaine, et qui a été déjouée”, explique Pascal Colin. Cet exemple donne une idée assez précise de l’ampleur des moyens nécessaires pour violer les protocoles de sécurité de cette technologie.

Dématérialisation fiscale des factures
EDI, les améliorations induites de l’archivage obligé

Pour une entreprise la facturation est le nerf de la guerre. Aujourd’hui, l’opération est essentiellement basée sur la réception de factures papiers. Pour certains observateurs, cette situation est une aberration, car la gestion du papier entraînerait une perte de temps, une moindre productivité et surtout, un faible niveau de traçabilité dans la gestion comptable des entreprises. En clair, pour ces derniers, il conviendrait de dématérialiser cette étape. Un avis partagé par l’État, qui a déjà pris les devants en réglementant la dématérialisation fiscale.

Ainsi, la législation autorise l’entreprise à utiliser un “flux EDI” (échange électronique de documents) pour gérer ses factures. Autrement dit, l’entreprise communique dans son outil de gestion comptable, via un flux de fichiers structurés de point à point directement interprétable. “Mais pour l’heure, cet outil nécessite l’intervention d’une entreprise tierce, qui s’occupe pour le compte du client, de rendre compatible toutes les factures, soit en numérisant les factures papiers, soit en entrant les données des factures numériques, comme les montants ou les remises, dans le logiciel comptable du client”, analyse Olivier Zanon, Directeur des Opérations chez Orone, éditeur et opérateur de plateformes d’optimisation de processus métiers.

Contrainte libératoire
Pour lui, cette solution revêt deux avantages, “libérer du temps aux comptables, qui peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée, et surtout permettre une gestion intelligente du contenu, puisqu’une telle solution permet d’interpréter les données, de faire remonter les anomalies”. En effet, l’outil offre de multiples possibilités, comme d’extraire certaines lignes de facturation. Ainsi, l’entreprise devient plus performante dans la gestion analytique des dépenses. “Cela permet de savoir rapidement combien coûte une flotte automobile, ou permet d’éviter des erreurs récurrentes de certains fournisseurs.” Si les bénéfices de cette dématérialisation sont facilement compréhensibles, en quoi impacte-t-elle l’archivage des factures ? Pour Fabien Raymond, consultant au sein du cabinet Kurt Salmon, cabinet de conseil en management, “l’un ne va pas sans l’autre. Une entreprise qui décide d’utiliser un flux EDI sera automatiquement munie d’une solution d’archivage de ses factures”. Une analyse partagée par Olivier Zanon. Pour lui “l’archivage interne est le maillon faible des entreprises ; la dématérialisation des factures va permettre de résoudre ce problème”.

“Avec un système EDI, l’entreprise devient plus performante dans la gestion analytique des dépenses”

En clair, quand une entreprise utilise un flux EDI, elle externalise du même coup l’archivage de ses factures. La version numérique est alors stockée chez le prestataire, tout comme la version papier (si elle existe). Mais, cet archivage expose-t-il l’entreprise à de nouveaux risques ? Pas pour nos interlocuteurs. Selon eux, contrairement aux contrats, qui contiennent des données sensibles, les factures n’en contiennent pas ou peu. “Exception faite des conditions tarifaires”, précise toutefois Olivier Zanon. Cela étant dit, les archiveurs sont soumis aux mêmes contraintes de conservation et d’intégrité que ceux s’appliquant aux documents numériques. “Les données numériques sont conservées chez nous, puis dans un coffre-fort électronique. Même chose pour le papier”, résume celui-ci.

Les PME aussi ?
Si le flux EDI revêt un véritable avantage concurrentiel pour les entreprises, il reste très difficile, voire impossible à mettre en place pour les PME, pour des raisons de coût. Tout comme l’autre méthode possible, se basant sur la création d’un certificat garantissant l’authenticité et l’archivage du document. Alors, depuis octobre 2013, une nouvelle réglementation a vu le jour, permettant par exemple l’utilisation d’un simple fichier PDF. “Aujourd’hui, les factures dématérialisées n’ont plus à être signées pour être conformes. En cas de contrôle, l’entreprise doit simplement pouvoir garantir une piste d’audit fiable”, explique Fabien Raymond. Autrement dit, l’entreprise doit être en mesure de prouver le lien entre la facture émise et la livraison d’un bien ou d’une prestation, sous la forme par exemple d’un bon de livraison. Une manière aussi de permettre aux petites entreprises d’assurer un archivage interne à peu de frais, sans risque pour l’intégrité de leurs documents financiers.

Philippe Grange
directeur des conférences pour les Salons Solutions 2014*
Les Salons Solutions en quelques mots ?
Les Salons Solutions regroupent différentes thématiques – ERP, dématérialisation, eAchats, CRM, Business Intelligence et Big Data, iSystem – autour des solutions et progiciels. Aujourd’hui, toutes les entreprises sont concernées, sans distinction de taille ou de secteur d’activité. Certaines thématiques, comme les eAchats et la BI, s’adressent plutôt aux grands comptes. Mais en ce qui concerne la dématérialisation, les TPE et PME n’ont pas attendu pour profiter des atouts des transformations numériques.

Les secteurs plus particulièrement représentés ?
La révolution numérique et la “numérisation de l’économie” touchent tous les secteurs. Certains d’entre eux – les services, banque, assurances, ou encore grande distribution – ont construit leurs modèles d’organisation et de production sur les outils informatiques : ils sont donc toujours très attentifs aux nouveautés traitées dans ce salon. D’autres secteurs – l’industrie manufacturière, l’automobile, l’agroalimentaire, la pharmacie, etc. – ont choisi de se moderniser par le numérique afin de rester concurrentiels globalement. Quant aux télécoms, sites e-commerce, start-up, sociétés informatiques d’édition et de services, ils sont “dans leur jardin”, toujours très actifs sur nos salons.

Vos priorités sur les problématiques développées ?
Depuis la création du salon ERP il y a 17 ans, ma préoccupation a toujours été d’aborder les sujets sous leur angle “pratique”, pour celles et ceux qui viennent y chercher des réponses aux questions qu’ils se posent dans leurs projets de transformation numérique. En termes de choix des sujets : 80 % de thèmes répondent aux préoccupations actuelles des responsables d’entreprise ; et 20 % traitent de sujets plus “en pointe” afin de faire découvrir des problématiques émergentes. En près de 20 ans, nos visiteurs ont énormément gagné en connaissances sur le numérique. Le secteur suit une loi de Moore, qui s’appliquerait autant au progrès technologique qu’à celles et ceux qui en sont les bénéficiaires !

Les Salons Solutions – du 30 septembre au 2 octobre 2014 – CNIT Paris La Défense
www.salons-solutions.com

La GED collaborative au service du management
Aujourd’hui, la dématérialisation des flux entrants et sortants de l’entreprise est une réalité, que ce soit les courriers crées a partir de logiciel de messagerie (Outlook), les documents issus de logiciels de bureautiques (Word), les tableaux d’analyse provenant d’un logiciel de bureautique (Excel) ou encore les documents de gestion ou de production issus d’un logiciel de gestion, ou ERP. Mais avec ces sources multiples, “le risque est réel de voir ces documents classés 2 à 4 fois, une version sur le serveur, l’autre sur le logiciel, une dernière sur le poste du salarié !” explique Martine Joulia-Cubizolles, dirigeante de Novaxel. Conséquence : un même document est sauvegardé à plusieurs endroits, mais avec des niveaux d’informations différents.

Résultat : il est difficile pour un manager de retrouver un dossier complet, regroupant tous les documents nécessaires à la compréhension d’un sujet. Pour Martine Joulia-Cubizolles, une telle organisation met en danger la survie de l’entreprise, “car les dirigeants n’ont plus accès à toutes les données pour décider et anticiper”. Face à ce chaos, celle-ci oppose une tout autre approche qui repose que la dématérialisation organisée : la “GED collaborative” ou gestion électronique de documents avec partage. Cette solution permet de classer tous les documents, “avec des critères de recherche (index, métadonnées, full texte…) ou avec des workflow pour identifier des procédures de traitement, de validation sur les documents entrants ou sortants”. De plus, les documents accessibles sont également partageables. Plus qu’un logiciel, la GED collaborative devient alors un outil de management, “puisque chaque collaborateur peut être contributeur, et aura à terme une vision plus large et plus globale. Elle permet un management de confiance, sans stress, car le manager voit tout et sait tout”. Une façon aussi de replacer les managers au cœur de leur fonction : anticiper et décider.

Chiffres clés
Seuls 35 % des volumes d’archives des entreprises sont externalisés. Dans le même temps, 50 % des entreprises estiment que leur système de stockage ou d’archivage des données est saturé. Et, elles sont 68 % à craindre un décalage entre leurs archivages physiques et numériques.
Source : Blog de la dématérialisation – 2013

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