Article/Dépêche - Les projets dématérialisation participent à la modernisation des services de l'Etat

En amont des Salons Solutions (notamment celui consacré à la dématérialisation) qui se dérouleront au CNIT du 30 septembre au 2 octobre 2014, le cabinet Markess a dévoilé une synthèse de plusieurs études sur l'état de la dématérialisation. Ce cabinet a notamment réalisé un focus sur le secteur public. Alors que le marché des logiciels et services est plutôt atone, la dématérialisation se porte plutôt bien avec une croissance annuelle encore élevée en 2014 : +12%. La valeur globale du marché devrait ainsi atteindre fin 2014 en France les 5,2 milliards d'euros. En corollaire, l'archivage électronique croît de 13% et atteint ainsi les 335 millions d'euros. Le cloud n'est donc pas le seul eldorado du numérique.

La dématérialisation est mise en oeuvre d'abord pour réduire les coûts de fonctionnement des organisations mais pas seulement. Ainsi, le développement de la collaboration et de la mobilité ainsi que la recherche de plus grande performance et de meilleure réactivité poussent à dématérialiser les documents afin de mieux les emporter partout. Mais les processus et les organisations sont fortement impactées par l'adoption de la dématérialisation, point à ne pas négliger.

Des projets globaux avant tout

Les fournisseurs se doivent, pour leur part, de soigner l'interfaçage avec le reste du système d'information, respecter les normes et bien intégrer la dématérialisation dans les processus d'entreprises. Ces attentes de leurs clients semblent parfois négligées alors même que les projets sont de plus en plus globaux. Faire d'abord une dématérialisation des documents entrants puis une circulation intérieure de l'information dématérialisée et enfin une émission de documents électroniques sortants est une manière de procéder en voie de disparition. Les entreprises et les administrations privilégient ainsi de plus en plus la conception de projets de bout-en-bout.

L'installation locale des outils est largement préférée à l'adoption du SaaS. Le soucis de confidentialité semble être une justification de cet état de fait. Une exception malgré tout : l'accès mobile qui repose souvent sur du SaaS.

Secteur public : des projets clés de modernisation

Côté secteur public, la dématérialisation des documents et processus internes est la priorité numéro 1, juste avant la création de services numériques aux usagers. Le collaboratif interne vient bien après. Mais ces projets sont tous mis en oeuvre dans un soucis d'abaissement du coût de fonctionnement et d'accélération de la modernisation. Les procédures de marchés publics, le contrôle de légalité et les parapheurs électroniques pour les élus sont les projets les plus fréquents. Les solutions les plus souvent mises en oeuvres relèvent par conséquent du workflow, de la signature électronique, de la GED, de l'archivage électronique...

Le secteur public a, en plus, une particularité : le recours assez massif à l'open-source. Le coût n'est pas le motif prioritaire pour cela. Les organisations cherchent plutôt une parfaite maîtrise de leurs outils et un strict respect des normes.

Les freins à la dématérialisation sont assez nombreux. On y trouve ainsi une vision floue de la réglementation, la complexité de mise en oeuvre, la variété des documents concernés et les soucis de confidentialité et de sécurité.

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